En resumen: instale QuickBooks Web Connector, la herramienta gratuita de Intuit, en la PC con Windows que abre el archivo de su empresa, agregue el pequeño archivo de configuración que le da BOSS y apruébelo una vez en QuickBooks. Con el horario que usted elija, envía al scorecard de BOSS los ingresos de esta semana y de la semana pasada, sus saldos bancarios y el dinero que le deben los clientes. Solo lee y no necesita VPN ni puertos abiertos.
Qué lee
| Número del scorecard | De dónde sale en QuickBooks |
|---|---|
| Ingresos de esta semana | Ingresos totales del informe de Pérdidas y Ganancias de lunes a hoy, base devengado |
| Ingresos de la semana pasada | El mismo informe del lunes al domingo anteriores, para incluir los registros tardíos |
| Efectivo en el banco | Los saldos de sus cuentas bancarias activas, sumados |
| Dinero que le deben | El saldo de cuentas por cobrar |
Son los mismos números que BOSS lee de QuickBooks Online, así que las metas y los números iniciales funcionan igual con cualquiera de los dos.
Cómo funciona
QuickBooks Desktop no tiene conexión propia con la nube. La respuesta de Intuit es QuickBooks Web Connector, un pequeño programa de Windows que funciona junto a QuickBooks. Según su horario, llama a BOSS por una conexión web segura y pregunta si hay algo que hacer. BOSS pide los informes de arriba, Web Connector los genera con el archivo de la empresa y envía las respuestas. Todo el tráfico sale de su PC, así que no hay nada que abrir en su firewall.
Cómo configurarlo
- En BOSS, el dueño del espacio de trabajo abre Configuración, Conectores, QuickBooks Desktop, elige cada cuánto enviar los números y hace clic en el botón de configurar. BOSS descarga un archivo pequeño llamado boss-quickbooks.qwc y muestra una contraseña una sola vez.
- En la PC de QuickBooks, instale QuickBooks Web Connector si todavía no está. En QuickBooks está en File, App Management, Update Web Services.
- Abra QuickBooks como administrador con el archivo de la empresa abierto y luego abra el archivo .qwc. Apruebe BOSS, elija permitir el acceso aunque QuickBooks no esté abierto y elija el usuario de QuickBooks que debe usar.
- En Web Connector, escriba la contraseña junto a BOSS, marque Auto-Run y haga clic en Update Selected. La tarjeta de BOSS se pone verde cuando llegan los primeros números.
Qué PC usar
- Cualquier PC con Windows que pueda abrir el archivo de la empresa. No tiene que ser la computadora en la que usa BOSS, porque BOSS funciona en la nube.
- Archivo de la empresa en un servidor, multiusuario. Ponga Web Connector en el servidor o en una estación de trabajo que tenga QuickBooks instalado. Lo mejor es un equipo que se quede encendido.
- QuickBooks alojado. Funciona si su proveedor de alojamiento permite Web Connector. Muchos lo permiten si se les pide.
- QuickBooks Desktop para Mac no es compatible con Web Connector. Use una copia de Windows o escriba los números cada semana.
Qué puede y qué no puede hacer
- Queda en solo lectura en el archivo de configuración. No agrega, cambia ni elimina nada en QuickBooks.
- Lee totales de informes y saldos de cuentas, no listas de clientes, facturas ni nómina.
- La contraseña se muestra una vez y BOSS solo la guarda como un hash de un solo sentido. Puede crear una nueva en cualquier momento, y la anterior deja de funcionar.
- Al desconectar en BOSS se detiene de inmediato. Después, quite BOSS de Web Connector en esa PC.
Preguntas
¿Un scorecard puede conectarse a QuickBooks Desktop?
Sí. BOSS usa QuickBooks Web Connector, la herramienta gratuita de Intuit, para leer los ingresos semanales, los saldos bancarios y el dinero que le deben desde QuickBooks Desktop Pro, Premier o Enterprise en Windows.
¿QuickBooks tiene que estar en la misma computadora que BOSS?
No. BOSS funciona en la nube. Web Connector se ejecuta en la PC con Windows que abra el archivo de su empresa y envía los números por una conexión segura.
¿Necesito una VPN o abrir puertos del firewall?
No. Web Connector solo hace solicitudes web seguras de salida hacia BOSS, igual que un navegador.
¿QuickBooks tiene que estar abierto?
No, si durante la configuración permite el acceso cuando QuickBooks no está abierto y elige un usuario de QuickBooks para ello. La PC sí tiene que estar encendida.
¿Cada cuánto se actualizan los números?
Cada 30 minutos, cada hora, o cada 2 o 4 horas, según lo que elija durante la configuración.