En resumen: reúnanse a la misma hora cada semana durante 90 minutos. Dediquen 5 minutos a cada parte: ronda inicial, scorecard, prioridades trimestrales, titulares y tareas de la semana pasada. Dediquen 60 minutos a resolver los asuntos principales, uno por uno. Usen los últimos 5 minutos para repasar las tareas nuevas, acordar qué comunicar al resto de la empresa y calificar la reunión del 1 al 10.
La agenda
- 5 min0:00Ronda inicialUna buena noticia de cada persona, personal y de trabajo. Hace que todos hablen y pongan atención.
- 5 min0:05ScorecardLea cada número semanal contra su meta. En camino o fuera de camino, nada más. Los números fuera de camino pasan a la lista de asuntos.
- 5 min0:10Prioridades trimestralesCada responsable dice en camino o fuera de camino para cada prioridad de 90 días. Las prioridades fuera de camino pasan a la lista de asuntos.
- 5 min0:15TitularesNoticias breves sobre clientes y empleados que el equipo debe saber. Todo lo que necesite conversarse pasa a la lista de asuntos.
- 5 min0:20Revisión de tareasCada tarea de la semana pasada está hecha o no. Las tareas son promesas de siete días, y la mayoría debería estar hecha.
- 60 min0:25Resolver asuntosElija los tres asuntos más importantes y resuélvalos uno por uno, empezando por el primero. Siga bajando por la lista hasta que se acabe el tiempo.
- 5 min1:25CierreRepasen las tareas nuevas y quién es responsable de cada una, acuerden qué comunicar al resto de la empresa, y cada persona califica la reunión del 1 al 10.
Cada parte, minuto a minuto
Los primeros 25 minutos son para informar, no para discutir. En cuanto alguien empieza a explicar por qué un número está fuera de camino, quien facilita lo pasa a la lista de asuntos. Ese solo hábito es lo que protege la hora para resolver.
Por qué un scorecard y no un reporte de avances
Una ronda de reportes deja que cada quien describa su semana. Un scorecard le da al equipo de 5 a 15 números con metas, leídos de la misma forma cada semana. Los patrones aparecen después de unas semanas: un número que lleva tres semanas seguidas fuera de camino es un asunto real, no una mala semana.
Por qué las prioridades solo tienen cinco minutos
Cada prioridad es un compromiso de 90 días con un solo responsable. La revisión semanal es simplemente si estará lista al final del trimestre. Los detalles de avance solo importan cuando está fuera de camino, y entonces se convierte en un asunto por resolver.
Cómo resolver un asunto
- Nombre el problema real. Lo primero que se dice suele ser un síntoma. Pregunte por qué hasta que el equipo esté de acuerdo en la causa real, en una sola frase.
- Háblenlo una vez. Cada quien dice lo que piensa, sin repetir puntos que ya se dijeron. Paren cuando la discusión empiece a dar vueltas.
- Decidan y asignen. Terminen con una decisión y al menos una tarea con responsable y fecha, normalmente dentro de la semana. Si no se puede resolver hoy, la tarea es conseguir lo que falta.
Resolver tres asuntos por completo es mejor que hablar de diez. Los asuntos que quedan siguen en la lista para la semana siguiente.
Reglas para que funcione
- Mismo día, misma hora, misma agenda cada semana. Empiecen a tiempo y terminen a tiempo.
- Quien facilita lleva el tiempo y pasa las discusiones a la lista de asuntos. Otra persona toma las notas.
- Teléfonos y laptops cerrados, salvo los que se usan para llevar la reunión.
- Califiquen la reunión con honestidad. Cualquier nota menor a 8 merece una frase sobre el porqué.
- Los tiempos de la agenda son un punto de partida. Algunos equipos hacen 60 minutos con 40 para asuntos, y está bien si las revisiones siguen cabiendo.
Cómo llevarla en BOSS
BOSS lleva esta agenda con un temporizador compartido para cada parte, así que todos en la sala o en la llamada ven la misma parte y el mismo reloj. El scorecard, las prioridades, los titulares, las tareas y los asuntos aparecen en pantalla cuando llega su parte. Las tareas y los asuntos nuevos se agregan en la reunión, y el resumen está listo en cuanto termina.
- Cambie el nombre de las partes y los minutos para que coincidan con el método que ya usa su equipo.
- Repítala cada semana, cada dos semanas o en ciertas semanas del mes, con invitaciones de calendario que siguen la misma regla.
- Traiga notas desde la sala, una transcripción de Microsoft Teams o un asistente de notas en vivo en Teams, Zoom o Google Meet que sugiere tareas para que alguien las acepte.
- Lleve una reunión diaria con los mismos números, y sesiones de planificación trimestral cuando cambia el trimestre.
Preguntas
¿Cuánto debe durar una reunión semanal de liderazgo?
Noventa minutos es una duración común para un equipo de liderazgo de 4 a 8 personas: 25 minutos de revisiones, 60 minutos para resolver asuntos y 5 minutos de cierre. Los equipos más pequeños a menudo hacen 60 minutos.
¿Qué debe incluir la agenda de una reunión semanal de liderazgo?
Una ronda inicial, el scorecard semanal, las prioridades trimestrales, titulares sobre clientes y empleados, las tareas de la semana pasada, la solución de los asuntos más importantes y un cierre con las tareas nuevas, qué comunicar a la empresa y una calificación del 1 al 10.
¿Cómo evitar que una reunión semanal se convierta en un reporte de avances?
Limite las revisiones a en camino o fuera de camino y pase toda discusión a la lista de asuntos. El tiempo que se ahorra se usa para resolver los asuntos principales, uno por uno, hasta que cada uno termine con una decisión y un responsable.
¿Puedo imprimir esta agenda?
Sí. Imprima esta página y la agenda se imprime sola. En BOSS, la agenda, los temporizadores y las notas vienen incluidos, y el resumen se imprime desde la página de la reunión.